Jeden systém pro celý obchodní proces – od poptávky až po připravenou fakturu
Alliva je jihlavský přímý výrobce firemního a reklamního oblečení se zaměřením na potisk a sítotisk. Firma obsluhuje obchodnický tým, grafiky i výrobu – a právě koordinace těchto rolí přinášela každý den zbytečné tření. Jako technologický partner jsme pro Allivu navrhli jednotný digitální systém, který zdigitalizoval celý obchodní proces - od prvního kontaktu s obchodníkem až po podklad pro fakturu.
Každý obchodník si vedl evidenci po svém – někdo v Excelu, někdo na papíře. Neexistoval žádný jednotný systém, který by držel zakázky pohromadě. Informace se tříštily, těžko hledaly a ještě hůř předávaly.
Data se zadávala ručně na více místech a v různých formátech. Překlep, zapomenutý údaj nebo chybně překopírované číslo – drobné chyby se hromadily a jejich dohledání stálo čas i peníze.
Když se na zakázce něco pokazilo, nebylo kde hledat. Papíry se ztrácely, historii změn nešlo rekonstruovat a zodpovědnost za chyby bylo téměř nemožné určit.
Nasadili jsme existující open source webovou aplikaci, která sjednotila celý obchodní proces do jednoho místa. Obchodník zadá zakázku, ta putuje ke schválení administrátorem a dál ke grafikovi a pak přímo do výroby – vše v jednom systému, bez e-mailů a papírků.
Každá zakázka má jasně viditelný stav – počet kusů, připravenost grafiky, stav fakturace. Přehledný semafor nahradil zdlouhavé dotazování a dohady o tom, kde zakázka právě stojí a každý ví co má dělat.
Grafické podklady jsou objemné a jejich posílání e-mailem bylo nespolehlivé. Systém je drží centrálně – grafik přesně vidí, k čemu se má vyjádřit, a výsledný soubor nahraje zpět přímo do zakázky.
Obchodníci, administrativní pracovníci i grafici mají vlastní role s jasně definovanými právy. Každý vidí přesně to, co potřebuje, a ví, co je jeho úkolem.
Jednotný systém odstranil nutnost přepisovat data na více místech, dohledávat informace v e-mailech nebo se ptát kolegů na stav zakázky. Vše je na jednom místě – a celý proces od zadání po fakturační podklad je díky tomu výrazně rychlejší.
Každá změna v zakázce je zaznamenaná a dohledatelná. Kdo co schválil, kdy grafika dorazila, kdy byl vystaven podklad pro fakturu – historie je vždy k dispozici na pár kliknutí.
Systém je stavěný s výhledem do budoucna. Dalším přirozeným krokem je zapojení výrobního procesu – a na to je architektura systému už dnes připravená.
Měli jsme obchodnický tým, grafiky i výrobu – a každý si vedl evidenci po svém. Teď máme konečně jednotný systém, který drží celý proces pohromadě. Od prvního zadání zakázky až po podklad pro fakturu – přehledně, bez papírů a bez zbytečných chyb.